身近なところからdx・axを始めよう

「dxやaxに取り組みたいけれど、何から始めればよいかわからない」。そんなときは、毎日の仕事で少し手間に感じていることを、一つ見つけるところから始めてみませんか。

たとえば、資料を探す時間、同じ内容を何度も入力する作業、メールの文章を考える時間。身近な仕事を少し楽にする工夫が、働き方を見直すきっかけになります。

dx・axを、身近な仕事に置き換えて考える

本記事では、dxを「デジタルを使って、仕事の進め方や価値の届け方を見直すこと」、axを「AIの活用を含めて、仕事の進め方を見直すこと」という意味で扱います。axは使われる場面によって意味や範囲が異なるため、ここでは身近な業務改善に絞って考えます。

紙の記録をデータにしただけで、すべての改善が終わるわけではありません。必要な情報を探しやすくする、二重入力を減らす、確認や判断に時間を使えるようにする。こうした変化につながってこそ、道具を使う意味があります。

小さな改善だけでdx・axが完成するわけではありませんが、仕事の流れを見直し、効果を確かめるための入り口になります。

最初に探すのは「繰り返し」と「待ち時間」

いきなり新しいサービスを選ぶ前に、普段の仕事を振り返ってみましょう。

• 同じ情報を、紙・表計算・メールに何度も書いている。
• 最新の資料がどれかわからず、探したり人に聞いたりしている。
• 予定や進捗を確認するために、何度も連絡している。
• 似た内容の案内メールを、その都度最初から書いている。
• 特定の人しか手順を知らず、その人の返事を待っている。

気になった作業について、「誰が」「いつ」「何に困っているか」を一行で書いてみてください。

たとえば、「毎週金曜日、担当者が各自の報告メールから数字を拾い、集計表に転記している」。このくらい具体的になると、どこを変えればよいかを考えやすくなります。

身近なところから試せる、3つの改善例

1. 資料を探す時間を減らす

見積書や手順書の置き場所が人によって違うなら、まず保存場所とファイル名の付け方をそろえてみましょう。

「日付・取引先・書類名」など、探す人がわかる名前にする。最新版の置き場所を決める。必要な人がアクセスできるようにする。AIを使う前にも、できる工夫があります。

最初は一つの案件や一種類の書類だけで試し、探す時間や問い合わせが減ったかを確かめます。

2. 同じ情報の転記を減らす

報告をメールで集めて表に転記しているなら、入力フォームから一覧に集める方法を検討できます。

その前に、「何を報告してもらう必要があるか」を整理しましょう。使われていない項目を減らし、日付や数字の書き方をそろえるだけでも、確認の手間を減らせる可能性があります。

仕組みを変えるときは、入力する人の負担も確認します。集計担当者が楽になっても、入力に時間がかかるようでは、全体の改善につながりません。

3. 案内文の下準備をAIに手伝ってもらう

定期的な案内メールなら、過去の文面から共通部分を整理し、ひな形を作る方法があります。AIには、構成案や文章のたたき台を作ってもらうことができます。

たとえば、個人情報や社外秘の情報を含まない架空の条件で、次のように依頼します。

社内勉強会の案内メールのたたき台を作ってください。対象は初めて参加する社員です。目的、日時、参加方法、事前準備がわかる構成にし、未確定の内容は「要確認」と書いてください。

実際に使う前には、人が日時・宛先・条件・表現を確認します。AIへの入力は会社のルールに従い、そのサービスで扱ってよい情報かを確かめてから行いましょう。

「一つ選ぶ・小さく試す・確かめる」で進める

最初の取り組みは、次の順番で進めると整理しやすくなります。

1. 困っている作業を一つ選ぶ。 頻繁に発生し、関係する人が少なく、元の方法にも戻しやすいものから始めます。
2. 今の状態を記録する。 一回の所要時間、転記の回数、確認のやり取りなど、簡単に数えられるものを選びます。
3. 変える範囲を決める。 一種類の書類、一つのチームなどに絞り、誰が試すかを決めます。
4. 短い期間で試す。 たとえば一週間など、仕事の周期に合った期間を決めて使ってみます。
5. 結果と使い勝手を確かめる。 時間が減ったかだけでなく、ミスや確認の手間、使う人の負担も振り返ります。

うまくいかなければ、手順や範囲を変えて構いません。「何が合わなかったか」がわかることも、次の改善に役立ちます。

道具を増やす前に、仕事の流れを見直そう

新しい道具を導入する前に、「この作業は本当に必要か」「同じ確認を二度していないか」「入力項目を減らせないか」を考えてみましょう。

不要な作業をそのままデジタル化すると、手間まで引き継いでしまうことがあります。まず作業を減らし、流れを整えてから、必要な道具を選ぶ順番が役立ちます。

また、共有する情報の範囲や閲覧・編集の権限、困ったときの連絡先も決めておくと、使う人が迷いにくくなります。少人数で試した結果を、実際に作業する人と一緒に振り返ることが大切です。

今日、困っていることを一つ書き出してみよう

dx・axの入り口は、日々の仕事の中にあります。

「資料を探すのに時間がかかる」「同じ数字を何度も入力している」「案内文の下準備が負担になっている」。まずは、そんな困りごとを一つ書き出してみてください。

そして、その仕事に関わる人と「どうなったら少し楽になるか」を話してみましょう。小さく試して結果を確かめる。その積み重ねから、自分たちに合った仕事の進め方をつくっていきましょう。